Inwentaryzacja roczna – dlaczego jest tak ważna

Końcówka roku jest okresem niezwykle angażującym pod względem organizacyjno – księgowym w firmach. Jest to czas, kiedy należy między innymi przeprowadzić fizyczną inwentaryzację składników majątkowych oraz potwierdzić inne pozycje sprawozdania finansowego.

Inwentaryzacja to proces systematycznego i dokładnego spisu majątku przedsiębiorstwa, obejmujący zarówno aktywa trwałe, jak i obrotowe. Bez względu na branżę, wielkość czy region, w którym działa firma, inwentaryzacja odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Właściciele firm oraz działy księgowe muszą zrozumieć, dlaczego regularne przeprowadzanie inwentaryzacji jest niezbędne oraz jakie mogą być konsekwencje jej zaniedbania lub przeprowadzenia jej w sposób nierzetelny.
Proces inwentaryzacji rocznej wynika głównie z ustawy o rachunkowości oraz wymaga spełnienia określonych terminów i wymogów. Ustawa o rachunkowości w Polsce określa, że jednostki gospodarcze są zobowiązane do prowadzenia inwentaryzacji rocznej w celu ustalenia wartości zapasów i majątku trwałego na dzień bilansowy. Proces inwentaryzacji powinien być przeprowadzony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie oraz z polityką rachunkowości przyjętą przez jednostkę.
Zasady inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów określają przepisy rozdziału 3 „Inwentaryzacja” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, porównanie z zapisami w księgach rachunkowych, zidentyfikowanie różnic inwentaryzacyjnych, przyczyn ich powstania oraz ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych.

Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki. Odpowiedzialność taka nie może być przeniesiona na inną osobę ani inny podmiot. Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie.
Odpowiedzialność ta nie ustaje również w momencie powierzenia obowiązków podmiotowi zewnętrznemu.
Termin przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej jest ściśle określony i zależy od okresu obrachunkowego jednostki. Generalnie inwentaryzację roczną należy przeprowadzić przed sporządzeniem bilansu na koniec roku obrotowego. Jednakże, w przypadku jednostek, które przyjmują cykl księgowy innego niż kalendarzowy, termin inwentaryzacji rocznej może być dostosowany.
Biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy można spodziewać się następujących konsekwencji niedochowania obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji lub przeprowadzenia jej w sposób nierzetelny:
– Nieprawidłowe sprawozdania finansowe – brak inwentaryzacji lub jej nierzetelne przeprowadzenie prowadzi do nieprawidłowych danych w sprawozdaniach finansowych. Może to skutkować błędnymi decyzjami zarządczymi oraz utratą wiarygodności firmy w oczach inwestorów, kredytodawców i partnerów biznesowych.
– Straty finansowe – nierzetelna inwentaryzacja może skutkować niekontrolowanymi stratami finansowymi. Brak wiedzy na temat rzeczywistego stanu majątku może prowadzić do nadmiernych zakupów, przeterminowania produktów czy też nieefektywnego zarządzania zasobami.
– Zagrożenie płynności finansowej – nieprawidłowe dane dotyczące zapasów i majątku mogą prowadzić do problemów z płynnością finansową. Przedsiębiorstwo może nie być w stanie prawidłowo zarządzać swoimi zobowiązaniami, co może prowadzić do trudności w utrzymaniu bieżącej działalności.

Dlaczego więc rzetelna inwentaryzacja jest istotna z punktu widzenia prowadzenia firmy?
Dzięki rzetelnej inwentaryzacji możliwe jest wykrycie ewentualnych niezgodności i ich skorygowanie, a także pomaga w efektywnym zarządzaniu zapasami. Pozwala na identyfikację nadwyżek, braków oraz przeterminowanych produktów, co umożliwia optymalizację stanów magazynowych i minimalizację kosztów związanych z przechowywaniem. Systematyczne przeprowadzanie inwentaryzacji działa prewencyjnie, zmniejszając ryzyko kradzieży i nadużyć. Dokładna wiedza na temat posiadanego majątku umożliwia lepsze planowanie finansowe. Przedsiębiorstwo może podejmować świadome decyzje inwestycyjne, planować zakup nowych środków trwałych czy też zarządzać płynnością finansową.

Różnice inwentaryzacyjne – ujęcie księgowe i skutki dla firmy
Niejednokrotnie w toku przeprowadzanych czynności okazuje się, że powstają tak zwane różnice inwentaryzacyjne. Są to różnice powstałe między stanem faktycznym a stanem ewidencji w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa. Mogą wynikać z różnych przyczyn, takich jak błędy w prowadzeniu dokumentacji, kradzieże, uszkodzenia lub zniszczenia towarów i materiałów.
Ujęcie księgowe różnic inwentaryzacyjnych polega na zaksięgowaniu tych różnic na odpowiednich kontach księgowych. Jeśli różnica jest ujemna, to znaczy, że stan faktyczny jest niższy od stanu ewidencyjnego, jest zapisywana na koncie strat z inwentaryzacji. Natomiast jeśli różnica jest dodatnia, to znaczy, że stan faktyczny jest wyższy od stanu ewidencyjnego, jest zapisywana na koncie zysków z inwentaryzacji.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, niezależnie od tego, czy inwentaryzację przeprowadzono na 31 grudnia danego roku, w jego ostatnim kwartale, czy do 15. dnia następnego roku obrotowego.

Skutki różnic inwentaryzacyjnych dla firmy mogą być zarówno pozytywne, jak i negatywne. Jeśli różnice inwentaryzacyjne są dodatnie, to firma może odnotować dodatkowe przychody, co może wpływać na wynik finansowy. Jednak, jeśli różnice są ujemne, to firma może ponieść straty, które mogą wpływać na wynik finansowy i kondycję finansową.
Dodatkowo, różnice inwentaryzacyjne mogą wpływać na wiarygodność danych księgowych, a co za tym idzie na jakość sprawozdań finansowych przedsiębiorstwa. Jeśli stan faktyczny inwentarza znacznie różni się od stanu ewidencyjnego, to może to wskazywać na problemy z zarządzaniem zapasami i kontrolą nad nimi.
Aby minimalizować różnice inwentaryzacyjne i ich negatywne skutki, firmy powinny regularnie przeprowadzać inwentaryzację. Ponadto, należy dbać o odpowiednie procedury kontrolne i nadzór nad zapasami, aby uniknąć strat i nieprawidłowości.
Inwentaryzacja jest nieodłącznym elementem zarządzania każdą firmą, niezależnie od jej wielkości, branży czy regionu działalności. Regularne i rzetelne przeprowadzanie inwentaryzacji zapewnia dokładność ksiąg rachunkowych, efektywne zarządzanie zapasami, ochronę przed nadużyciami oraz zgodność z przepisami prawa. Zaniedbanie tego obowiązku lub jego nierzetelne wypełnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, prawnych oraz reputacyjnych. Dlatego właściciele firm oraz działy księgowe powinni traktować inwentaryzację jako priorytetowy element zarządzania przedsiębiorstwem.

Adriana Wszołek
PREZES ZARZĄDU
CFO MANAGEMENT KLB
a.wszolek@kancelaria-klb.pl