Cyfrowa rewolucja, która zmieni produkcję, sprzedaż i księgowość

Przedsiębiorstwa mięsne od zawsze działają pod presją czasu. Każdy dzień, a czasem każda godzina ma znaczenie – świeżość mięsa, terminowość dostaw i płynność całego łańcucha logistycznego to warunki przetrwania na rynku.

Branża mięsna jest szczególnie wymagająca, ponieważ logistyka chłodnicza wymusza stałą kontrolę temperatury i skrupulatne planowanie transportu. Każde opóźnienie grozi utratą jakości produktów i stratami finansowymi. Dodatkowo obowiązują tu rygorystyczne normy sanitarne i weterynaryjne – najmniejszy błąd w dokumentacji lub przesunięcie w dostawie może oznaczać nie tylko kary, ale również wstrzymanie sprzedaży.
W porównaniu z innymi sektorami gospodarki margines błędu jest tu wyjątkowo wąski.
Do tego wymagającego świata wkracza teraz cyfrowa rewolucja – KSeF. Zgodnie z nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek wdrożeniowy będzie etapowy:
– od lutego 2026 r. dla największych przedsiębiorstw (sprzedaż powyżej 200 mln zł),
– od kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm,
– od stycznia 2027 r. dla najmniejszych podmiotów (miesięczny obrót do 10 tys. zł).

Jednak w praktyce oznacza to, że wszyscy przedsiębiorcy, którzy zawierają transakcję z firmami zobowiązanymi do stosowania KSeF od lutego 2026 r., będą musieli pobierać faktury za pomocą tej platformy również od lutego.

Czym jest KSeF?
To skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to platforma, przez którą będą musiały przejść wszystkie faktury wystawiane i odbierane w Polsce. Nie będzie już miejsca na papierowe dokumenty czy pliki PDF wysyłane mailem. Każda faktura, niezależnie od wartości i kontrahenta, znajdzie się w jednym, centralnym systemie. To zmienia wszystko – od sposobu dokumentowania dostaw, przez sprzedaż do sieci handlowych, aż po księgowość firm.
Dla zakładów mięsnych faktura nie jest bowiem tylko papierkiem do zaksięgowania. To często dokument warunkujący przyjęcie towaru i uruchomienie dalszych działań. Jeśli faktura nie zostanie poprawnie wystawiona i przesłana do systemu, dostawa może zostać zatrzymana, a proces chłodniczy przerwany. W świecie, w którym liczy się świeżość, takie opóźnienia są niedopuszczalne. KSeF daje nadzieję na to, że dokument trafi do odbiorcy natychmiast i będzie od razu widoczny w systemie, co może usprawnić planowanie produkcji i transportu. Jednocześnie jednak każda awaria systemu albo drobna pomyłka w danych może sparaliżować cały proces.
Działy handlowe zyskają narzędzie, które pozwoli skrócić czas realizacji zamówień i wyeliminować błędy przy wystawianiu faktur. Z punktu widzenia klienta oznacza to większą przejrzystość i terminowość, a więc lepszą obsługę.

W relacjach z dużymi sieciami handlowymi czy eksporterami szybki i bezbłędny obieg dokumentów jest warunkiem utrzymania kontraktów. KSeF ułatwi monitorowanie płatności, a także pomoże uniknąć sytuacji, w której faktura „utknęła w mailu” albo dotarła do niewłaściwej osoby.
Znaczne zmiany pojawią się również w księgowości. Do tej pory faktury dostarczane były do księgowości różnymi kanałami i w różnej formie – papierowe, w PDF, a czasem nawet przesyłane telefonem. Od wejścia w życie obowiązku wszystkie faktury będą wystawiane w jednolitym formacie elektronicznym i znajdą się w centralnej bazie. Teoretycznie powinno to uprościć pracę, ale w rzeczywistości oznacza nowe wyzwania. Działy księgowe będą musiały nie tylko księgować dokumenty, lecz także stale monitorować ich poprawność, reagować na faktury odrzucone przez system i pilnować, aby każda transakcja została poprawnie zapisana w KSeF. Co istotne, każda faktura pojawi się od razu w bazie dostępnej dla administracji skarbowej. To oznacza, że nie będzie miejsca na błędy, które do tej pory dało się skorygować jeszcze przed wysłaniem dokumentu do kontrahenta.
Całkowita cyfryzacja fakturowania niesie też nowe zagrożenia. Klucze dostępu do KSeF staną się dla firm równie wrażliwe jak dane bankowe. Ich utrata może oznaczać, że ktoś niepowołany uzyska dostęp do wszystkich faktur, a nawet wystawi dokumenty w imieniu przedsiębiorstwa. Nie można wykluczyć też prób wyłudzeń – fałszywych faktur czy wiadomości podszywających się pod komunikaty z systemu czy ataków hakerskich blokujących wewnętrzne oprogramowanie. Dla branży mięsnej, gdzie dziennie potrafi być wystawianych setki dokumentów, taka blokada mogłaby oznaczać realny paraliż produkcji i sprzedaży.
Szczególnie groźne mogą być ataki, które szyfrują dane i uniemożliwiają dostęp do systemów produkcyjnych oraz dokumentów księgowych. W połączeniu z obowiązkiem natychmiastowego raportowania faktur taka sytuacja może sparaliżować zakład na wiele dni. Kolejnym zagrożeniem są wiadomości podszywające się pod administrację skarbową, które mogą wprowadzić w błąd pracowników i doprowadzić do utraty danych logowania. W branży mięsnej, gdzie rotacja dokumentów jest bardzo szybka, ryzyko przypadkowego otwarcia fałszywego linku znacząco rośnie. Dlatego firmy powinny wprowadzić dodatkowe zabezpieczenia, takie jak dwustopniowa autoryzacja, szkolenia pracowników czy systemy monitorujące próby nieautoryzowanego dostępu.
Co prawda ustawa o KSeF umożliwia wystawianie faktur offline, jednak cały ten proces trzeba mieć z góry dobrze opracowany i wdrożony, tak aby nie było niemiłych niespodzianek.
Choć dla wielu firm KSeF jest przede wszystkim obowiązkiem narzuconym przez przepisy, warto spojrzeć na niego także jak na szansę.
Elektroniczny obieg faktur może w dłuższej perspektywie przyspieszyć procesy, ułatwić kontrolę płatności i uporządkować dokumentację. Warunkiem jest jednak odpowiednie przygotowanie – zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej.

Korzyści z wdrożenia KSeF wykraczają jednak poza bieżącą obsługę dokumentów. W dłuższej perspektywie system ten może stać się narzędziem strategicznym – umożliwi dokładniejszą analizę płynności finansowej, lepsze prognozowanie przepływów pieniężnych i szybsze reagowanie na zmiany rynkowe. Ujednolicony format danych pozwoli także na łatwiejsze raportowanie do zarządów, instytucji finansowych czy partnerów biznesowych, co zwiększa wiarygodność i transparentność firmy.
Nie bez znaczenia jest także aspekt ekologiczny. Przejście na pełną cyfryzację fakturowania oznacza eliminację tysięcy kartek, zmniejszenie zużycia tuszu i energii związanej z drukiem oraz ograniczenie potrzeby fizycznego archiwizowania dokumentów. W branży mięsnej, gdzie skala wystawianych faktur jest bardzo duża, takie oszczędności mogą być naprawdę zauważalne i wpisują się w rosnące oczekiwania klientów oraz kontrahentów dotyczące zrównoważonego rozwoju. Firmy, które wykażą się dbałością o środowisko, mogą dodatkowo wzmocnić swój wizerunek i zdobyć przewagę konkurencyjną.

Wdrażanie nowych regulacji wymaga wiedzy księgowej, technologicznej i branżowej. Właśnie dlatego wspieramy firmy mięsne w przygotowaniach do KSeF:
– doradzamy, jak zorganizować proces obiegu dokumentów (m.in. kto i jakie powinien mieć uprawnienia w KSeF),
– pomagamy w integracji systemów księgowych z KSeF,
– szkolimy pracowników,
– przejmujemy część obowiązków księgowych, aby przedsiębiorcy mogli skupić się na produkcji i sprzedaży.

Dzięki doświadczeniu w obsłudze firm z sektora mięsnego rozumiemy specyfikę tej branży i potrafimy dostosować rozwiązania do jej realiów.
Warto zacząć przygotowania już dziś, aby uniknąć chaosu i wykorzystać pełen potencjał systemu. Zachęcamy do kontaktu – pomożemy wdrożyć KSeF krok po kroku, tak aby cyfrowa rewolucja była dla Państwa firmy źródłem przewagi, a nie wyzwaniem.

www.exco.pl

Piotr Mielnik
Dyrektor Działu Księgowości
w EXCO A2A Polska Sp. z o.o.