Kontrahent nie zapłacił kolejnej faktury? Prawo daje Ci więcej narzędzi, niż myślisz

Niezapłacona faktura to nie tylko możliwość naliczenia odsetek. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza na początku swojej działalności nie wie, że przepisy przewidują również dodatkowe instrumenty mające na celu zdyscyplinować nierzetelnych partnerów handlowych i zachęcić ich do terminowego regulowania należności. Warto znać te rozwiązania, szczególnie gdy opóźnienia w płatnościach stają się codziennością.

O odsetkach słyszał niemal każdy. Spotykamy się z nimi przy kredytach, pożyczkach czy zakupach na raty. Ich celem jest rekompensata za nieterminowe regulowanie należności, ochrona wierzyciela i kara dla dłużnika wraz z motywacją dla niego do uregulowania zaległości. Znacznie mniej znanym rozwiązaniem jest zwrot kosztów odzyskiwania należności. Ten instrument również ma zachęcać kontrahentów do terminowego regulowania zobowiązań i wspierać bieżącą płynność obrotu gospodarczego. Został przewidziany w ustawie z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Na czym polega zwrot kosztów odzyskiwania należności

Rozwiązanie to stanowi rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Przysługuje ono wierzycielowi i to bez konieczności wcześniejszego wzywania dłużnika do zapłaty. Może być dochodzone niezależnie od odsetek za opóźnienie, a więc nie należy traktować tych rozwiązań jako wzajemnie wykluczających się. Idąc dalej, polskie prawo sztywno przewiduje ich wysokość – równowartość określonej kwoty wyrażonej w euro, uzależnionej od wartości świadczenia będącego przedmiotem transakcji handlowej. Jest to:

– 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;

– 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;

– 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Wyliczenie tej rekompensaty nie nastręcza tym samym większych trudności – w przeciwieństwie do niektórych innych instrumentów prawnych nie wymaga skomplikowanych kalkulacji. Zakład mięsny wystawił kontrahentowi fakturę na 12 000 zł z terminem płatności 14 dni, a należność nie została uregulowana w terminie. Wierzyciel może domagać się nie tylko zapłaty 12 000 zł, ale również odsetek za opóźnienie i do tego rekompensaty odpowiadającej równowartości 70 euro. Od razu warto odpowiedzieć na często pojawiające się pytanie praktyczne. Notę księgową można wystawić w walucie polskiej, przeliczając kwotę rekompensaty na złotówki.

Jest kilka istotnych kwestii, o których należy pamiętać.

– Po pierwsze, rekompensata za koszty odzyskiwania należności przysługuje wyłącznie w transakcjach handlowych zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Wynika to wprost z przepisów ustawy.

– Po drugie – i jest to kwestia znacznie ważniejsza w realiach prowadzenia biznesu – wierzyciel nie musi wykazywać, że rzeczywiście poniósł koszty odzyskiwania należności. Potwierdza to zarówno treść ustawy, jak i ugruntowane orzecznictwo sądowe.

Oczywiście w wielu przypadkach takie koszty faktycznie występują. Mogą obejmować czas poświęcony na monitowanie dłużnika (konieczność zapłaty wtedy pracownikowi za podjęte działania), przygotowywanie wezwań do zapłaty, prowadzenie korespondencji, wydatki związane ze skorzystaniem z pomocy kancelarii prawnej lub firmy windykacyjnej. Zdarzają się jednak sytuacje, w których koszty te są znikome. Nie ma to jednak decydującego znaczenia dla powstania uprawnienia do rekompensaty. W praktyce jest to instrument dyscyplinujący dłużników, a nie dokładny zwrot konkretnych wydatków wierzyciela. Ekwiwalent należy się automatycznie jako zryczałtowana rekompensata, a podstawową przesłanką jest upływ terminu płatności.

Wysokie koszty odzyskiwania należności

Odwróćmy sytuację. Załóżmy, że zaległości są jednak znaczne i niezbędnym staje się skorzystanie z pomocy zawodowego pełnomocnika. 100 euro, które przewidują przepisy stają się niewielkim dodatkiem do rzeczywistych kosztów. W takiej sytuacji wierzycielowi przysługuje zwrot kosztów w uzasadnionej wysokości. To rozsądne rozwiązanie, ponieważ rzeczywiste koszty windykacji potrafią być znaczące. Oczywiście w takim przypadku nie obejdzie się już bez dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

Z drugiej strony znajomość tych regulacji jest ważna także dla dłużników. Może się bowiem zdarzyć, że otrzymamy wezwanie do zapłaty obejmujące jedynie podstawową rekompensatę w wysokości 40, 70 lub 100 euro. Uregulujemy należność, uznając, że to koniec problemu i sprawa została definitywnie zamknięta. …a po pewnym czasie może pojawić się kolejne pismo, w którym druga strona zażąda dodatkowo kilku tysięcy złotych tytułem kosztów obsługi prawnej, czy działań windykacyjnych. Zawsze więc niezbędna jest dokładna analiza sytuacji.

Niedoskonałość przepisów

Nikt nie wie lepiej niż przedsiębiorcy, że przepisy prawa nie zawsze są wolne od wątpliwości interpretacyjnych. W omawianym temacie przez długi czas spory budziła między innymi kwestia terminu przedawnienia tego roszczenia. Wątpliwości te musiało rozstrzygnąć orzecznictwo sądowe. W odniesieniu do transakcji handlowych opartych na umowie sprzedaży przyjęto, że roszczenie o rekompensatę przedawnia się co do zasady z upływem 3 lat, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, a więc tak jak inne roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nie oznacza to jednak, że termin ten zawsze będzie identyczny. Możliwe są sytuacje, w których zastosowanie znajdzie przepis szczególny przewidujący odmienny okres przedawnienia. W zależności od okoliczności może on być zarówno krótszy, jak i dłuższy od ogólnego trzyletniego terminu.

Uchylenie się od obowiązku zapłaty rekompensaty

Chcąc ocenić możliwość obrony przed obowiązkiem zapłaty rekompensaty, oprócz podnoszenia kwestii przedawnienia, warto sięgnąć do bardziej ogólnych zasad prawa cywilnego. Kodeks Cywilny  w art. 5 stanowi, że „nie można czynić ze swego prawa użytku, który by był sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony”. Przepis ten należy do fundamentalnych zasad prawa cywilnego, choć w praktyce bywa trudny do zrozumienia. Najprościej mówiąc, nie każde działanie w pierwszej chwili zgodne z przepisami będzie zasługiwało na ochronę. Zdarzają się sytuacje, w których korzystanie z przysługującego prawa wywołuje uzasadniony sprzeciw, ponieważ prowadzi do rezultatów odbieranych jako niesprawiedliwe lub oderwane od celu regulacji. Na gruncie rekompensaty za koszty odzyskiwania należności argument ten bywa podnoszony między innymi wtedy, gdy wierzyciel dochodzi ryczałtowej kwoty 40, 70 lub 100 euro przy roszczeniach o znikomej wartości albo gdy opóźnienie w zapłacie było minimalne (kilka dni). Można wówczas argumentować, że instytucja ta nie została stworzona po to, aby stanowić dodatkowe źródło regularnego dochodu dla wierzyciela, a konieczność zapłaty prowadziłaby do odejścia od celu, dla którego ją przewidziano.

Należy jednak zachować ostrożność. Każdy prawnik powie, że art. 5 KC jest instrumentem wyjątkowym i nie powinien być traktowany jako uniwersalna odpowiedź na każde roszczenie. W szczególności nie można zakładać, że samo niewielkie opóźnienie w płatności lub niewielka wartość należności automatycznie przesądza o nadużyciu prawa przez wierzyciela. W tym przypadku jest podobnie. Co więcej, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazał, że sądy nie mogą oddalać powództw o zapłatę rekompensaty wyłącznie z tego powodu, że opóźnienie było nieznaczne lub że kwota należności była niewielka. Oznacza to, że każda sprawa wymaga indywidualnej oceny.

Kluczowe mogą być takie okoliczności jak charakter i długość współpracy pomiędzy stronami, częstotliwość występowania opóźnień, skala naruszeń obowiązków płatniczych, fakt późniejszego uregulowania wszystkich należności czy też zachowanie stron po powstaniu zaległości. Dopiero analiza specyfiki danej sprawy pozwala ocenić, czy powołanie się na art. 5 KC ma realne szanse powodzenia.

adw. Michał Grodzki
apl. adw. Ewa Wiśniewska