Nadmierne generowanie kosztów

Polscy przedsiębiorcy są mistrzami w poszukiwaniu sposobów na ograniczenie ciężaru podatkowego. To zrozumiałe – każda złotówka zaoszczędzona na podatkach to złotówka więcej na rozwój lub w kieszeni właściciela. Niestety, w tej szlachetnej walce często wkraczamy na niebezpieczną ścieżkę: generowania nadmiernych lub wręcz nieuzasadnionych kosztów po to, by sztucznie obniżyć podstawę opodatkowania. Paradoksalnie, ta krótkowzroczna strategia, zamiast pomnażać majątek, często prowadzi do poważnych problemów z płynnością finansową i realnie zmniejsza dochody właściciela. To pułapka, w którą wpada wielu, nie zdając sobie sprawy z jej destrukcyjnych konsekwencji.

Mechanizm pułapki
Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę, prowadzącego prężną działalność usługową. Pod koniec roku widzi, że firma osiągnęła znaczny zysk, co oznacza wysoki podatek do zapłaty. Zamiast cieszyć się sukcesem, odczuwa dyskomfort. Pod wpływem rady „księgowej znajomego” lub własnych poszukiwań, decyduje się na „wykorzystanie” nadwyżki. Kupuje nowy, drogi sprzęt biurowy (choć stary działa), funduje sobie „szkolenie” w egzotycznym miejscu, opłaca z góry usługi na kolejny rok lub dokonuje innych wydatków, których realna potrzeba i pilność są co najmniej wątpliwe. Celem jest jedno: zwiększyć koszty firmy, zmniejszyć zysk księgowy, a co za tym idzie – zapłacić niższy podatek dochodowy.

Koszty iluzji – dlaczego to się nie opłaca?
Uwięziona gotówka – pogorszenie płynności – to jest największy i najbardziej bezpośredni skutek. Każda złotówka wydana na niepotrzebny koszt to złotówka, która opuszcza konto firmowe. Nawet jeśli obniży to podatek o kilkaset czy kilka tysięcy złotych, firma traci całą kwotę wydaną na ten koszt. Ta gotówka jest teraz zamrożona w majątku trwałym (np. nowym sprzęcie) lub zużyta na usługi, z których korzyść jest wątpliwa. Gdy nadejdzie termin zapłaty ZUS-u, wynagrodzeń, faktur od dostawców czy nawet tego obniżonego podatku, firma może stanąć przed poważnym problemem braku środków. „Oszczędność” na podatku okupiona jest realnym uszczupleniem kapitału obrotowego, niezbędnego do codziennego funkcjonowania.
Realny spadek dochodu właściciela – przedsiębiorca często utożsamia zysk firmy z własnymi zarobkami. Wydając pieniądze firmy na sztuczne koszty, de facto zmniejsza swoje potencjalne dochody. Kwota zaoszczędzona na podatku jest zawsze mniejsza niż kwota wydana na wygenerowanie kosztu. Przykład:
– wydajesz 10 000 zł na niepotrzebny „koszt”.
– oszczędzasz na podatku (przy stawce 19%): 10 000 zł * 19% = 1 900 zł.
– netto tracisz: 10 000 zł (wydane) – 1 900 zł (zaoszczędzone na podatku) = 8 100 zł!
Te 8 100 zł to pieniądze, które mogły zostać w firmie jako zysk (a później trafić do kieszeni właściciela jako dywidenda, po opodatkowaniu, ale i tak korzystniej) lub zostać zainwestowane w prawdziwy rozwój. Zamiast tego są stracone na nieefektywny wydatek.

Zafałszowany obraz firmy – nadmierne generowanie kosztów zaburza prawdziwy obraz rentowności i kondycji finansowej przedsiębiorstwa. To utrudnia chociażby podejmowanie trafnych decyzji, bo właściciel nie wie, jak firma naprawdę radzi sobie operacyjnie. Utrudnione może być także pozyskanie finansowania, bo banki i inwestorzy analizują realną zdolność do generowania zysku, a sztucznie zawyżone koszty i zaniżony zysk działają na niekorzyść firmy. Przekłamana może być również wycena firmy w przypadku ewentualnej sprzedaży, bo prawdziwa wartość będzie zaniżona przez niskie historyczne zyski.

Ryzyko kontroli i sankcji – urzędy skarbowe doskonale znają schematy sztucznego zawyżania kosztów. Wydatki nieuzasadnione ekonomicznie, nieposiadające realnego związku z przychodami lub ewidentnie przerastające potrzeby firmy są łatwym celem podczas kontroli. Skutkiem może być korekta deklaracji podatkowej i naliczenie zaległości podatkowej z odsetkami, nałożenie dotkliwych kar finansowych, czy nawet zakwalifikowanie działań jako przestępstwo lub wykroczenie skarbowe.

Zdrowa alternatywa:
– prawdziwa optymalizacja i zarządzanie płynnością
Co zamiast pułapki sztucznych kosztów?
Skup się na realnej optymalizacji kosztów – analizuj regularnie wszystkie wydatki. Wyeliminuj te zupełnie zbędne, negocjuj lepsze warunki z dostawcami, szukaj efektywniejszych rozwiązań. To obniża koszty bez szkody dla operacji i płynności.

Inwestuj roztropnie – wydawaj pieniądze na rzeczy, które rzeczywiście przyniosą zwrot: rozwój produktu/usługi, zwiększenie efektywności, pozyskanie nowych klientów, podnoszenie kwalifikacji zespołu. Takie inwestycje zwiększają przyszłe przychody i zyski.

Świadome zarządzanie podatkami – korzystaj z legalnych form optymalizacji:
– wybór odpowiedniej formy opodatkowania,
– wykorzystanie dostępnych ulg i odliczeń,
– racjonalne planowanie inwestycji majątkowych,
– konsultacje z profesjonalnym doradcą podatkowym, który pomoże znaleźć bezpieczne rozwiązania.

Bezwzględny priorytet: płynność finansowa – wprowadź ścisłe monitorowanie przepływów pieniężnych (cash flow). Twórz prognozy krótko- i średnioterminowe. Zbuduj rezerwę finansową na nieprzewidziane wydatki lub spowolnienie. Pamiętaj: Gotówka to tlen dla biznesu. Bez niej nawet firma z wysokim zyskiem księgowym może upaść.

Sztuczne generowanie kosztów w celu obniżenia podatku to strategia pozornej oszczędności, która w rzeczywistości jest bardzo kosztowna – osłabia płynność, zmniejsza realne dochody właściciela, zniekształca obraz firmy i naraża na ryzyko prawne. Prawdziwa siła finansowa przedsiębiorstwa budowana jest nie na trikach księgowych, lecz na rzeczywistej rentowności, efektywnym zarządzaniu kosztami, strategicznych inwestycjach i przede wszystkim – na zdrowych przepływach pieniężnych. Zamiast szukać sposobów na „spalanie” gotówki dla ulgi podatkowej, warto zainwestować czas i zasoby w budowanie trwałej wartości firmy opartej na solidnych fundamentach finansowych. To jedyna droga do stabilnego zysku i spokojnego snu przedsiębiorcy.

Sprawdź, czy nie wpadłeś w pułapkę!
– Czy zdarza Ci się kupować coś „na firmę” głównie po to, żeby zmniejszyć podatek, choć nie jest to pilnie potrzebne?
– Czy zdarzyło się, że miałeś problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań (ZUS, VAT, dostawcy), mimo że firma generuje przychody?
– Czy trudno Ci ocenić, jaki jest realny zysk Twojej firmy po odjęciu tylko niezbędnych kosztów?
– Czy wydatki inwestycyjne nie są poprzedzone rzetelną analizą zwrotu (ROI)?

Jeśli na któreś z tych pytań odpowiedziałeś „TAK”, warto głębiej przyjrzeć się strategii finansowej swojego biznesu.

Adriana Wszołek
PREZES ZARZĄDU
CFO MANAGEMENT KLB
a.wszolek@kancelaria-klb.pl