Strefa PREMIUM
Uzyskaj dostęp do unikatowych treści.
Usługa jest całkowicie BEZPŁATNA.
Wymagana jest jedynie rejestracja konta w naszym Portalu.
„Przecież my to wszystko robimy. Segregujemy odpady, ograniczamy zużycie energii, szkolimy pracowników, dbamy o bezpieczeństwo, oceniamy dostawców i posiadamy certyfikaty. Dlaczego więc wynik EcoVadis jest niższy, niż oczekiwaliśmy?”
Z podobnymi pytaniami spotykam się podczas pracy z przedsiębiorstwami przygotowującymi się do oceny EcoVadis lub planującymi poprawę wcześniej uzyskanego wyniku. Bardzo często okazuje się, że problemem nie jest zakres prowadzonych działań. Organizacja realizuje wiele wartościowych inicjatyw, posiada rozwinięte systemy zarządzania i od lat monitoruje wybrane obszary swojej działalności. Wyzwaniem staje się natomiast sposób uporządkowania tych działań, ich udokumentowania oraz przedstawienia zgodnie
z metodologią EcoVadis. To jedna z najważniejszych rzeczy, które należy zrozumieć przed rozpoczęciem oceny. EcoVadis jest ratingiem opartym na dowodach. Ocenie podlega jakość systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem organizacji, analizowana między innymi poprzez polityki, podejmowane działania oraz osiągane rezultaty. Firma powinna więc potrafić wykazać, że określone rozwiązania rzeczywiście funkcjonują i obejmują odpowiedni zakres jej działalności. Właśnie dlatego samo stwierdzenie „robimy to” ma zupełnie inną wartość niż możliwość pokazania, w jaki sposób organizacja zarządza danym zagadnieniem, kto za nie odpowiada, jakie cele zostały określone, jakie działania są prowadzone oraz jakie rezultaty przedsiębiorstwo osiąga. Dla wielu zakładów produkcyjnych jest to moment, w którym EcoVadis zaczyna wyglądać zupełnie inaczej niż zwykły kwestionariusz do wypełnienia.
Firma robi więcej, niż pokazuje
Z doświadczenia wynika, że jednym z największych niewykorzystanych potencjałów przedsiębiorstw jest ogromna liczba działań, które już funkcjonują w organizacji, ale pozostają rozproszone pomiędzy poszczególnymi działami. Dział jakości posiada jedną część informacji. BHP kolejną. HR prowadzi szkolenia i działania dotyczące pracowników. Zakupy kwalifikują i oceniają dostawców. Produkcja monitoruje zużycie surowców i straty. Dział techniczny posiada dane dotyczące energii czy inwestycji zwiększających efektywność. Zarząd podejmuje decyzje i wyznacza cele. Problem pojawia się wtedy, gdy wszystkie te informacje trzeba zebrać i przedstawić jako jeden spójny system zarządzania zrównoważonym rozwojem.
W branży spożywczej sytuacja jest szczególnie interesująca, ponieważ przedsiębiorstwa posiadają często bardzo rozwinięte systemy zarządzania wynikające z IFS Food, ISO 9001, wymagań prawnych, BHP czy oczekiwań sieci handlowych. Oznacza to, że firma przystępująca do EcoVadis rzadko zaczyna od zera. Posiada już procedury, rejestry, audyty, szkolenia, oceny ryzyka, system kwalifikacji dostawców, działania korygujące, wskaźniki czy mechanizmy nadzoru. Pierwszym zadaniem powinno być więc rozpoznanie, które z istniejących procesów, danych można wykorzystać podczas oceny EcoVadis oraz gdzie rzeczywiście występują luki wymagające uzupełnienia.
Polityka, działanie i wynik powinny tworzyć całość
EcoVadis ocenia system zarządzania zrównoważonym rozwojem poprzez trzy zasadnicze filary: polityki, działania i rezultaty. To bardzo ważna informacja dla przedsiębiorstwa przygotowującego się do ratingu. Dobrze przygotowana polityka stanowi początek. Organizacja powinna również wykazać, że deklarowane zobowiązania zostały przełożone na konkretne działania. Kolejnym etapem jest monitorowanie rezultatów
i przedstawienie danych pokazujących efekty podejmowanych inicjatyw. Najłatwiej zobaczyć to na przykładzie środowiska. Zakład może od lat ograniczać zużycie energii. Z punktu widzenia zarządzania zrównoważonym rozwojem warto jednak odpowiedzieć na kilka dodatkowych pytań. Czy organizacja posiada określone zobowiązania środowiskowe? Czy wyznaczyła cele? Czy wskazała osoby odpowiedzialne za ich realizację? Czy prowadzi konkretne działania? Czy mierzy zużycie energii i analizuje jego zmianę w czasie?
Podobny mechanizm dotyczy obszaru społecznego. Samo prowadzenie szkoleń jest wartościowym działaniem. Znacznie pełniejszy obraz organizacji powstaje wtedy, gdy szkolenia wynikają z określonych potrzeb, obejmują odpowiednią grupę pracowników, są monitorowane, a firma potrafi wykazać ich realizację i rezultaty. Właśnie tutaj widoczna jest różnica pomiędzy posiadaniem pojedynczych działa a funkcjonowaniem dojrzałego systemu zarządzania.
Dokument jest dowodem, a nie celem
Podczas przygotowania przedsiębiorstw do EcoVadis dużą wagę przykładam do jakości dokumentacji. Jednocześnie zawsze podkreślam, że celem organizacji nie powinno być tworzenie dokumentów wyłącznie na potrzeby ratingu. EcoVadis oczekuje dowodów odzwierciedlających rzeczywiście funkcjonujący system zarządzania. Dokumentacja powinna być aktualna, adekwatna do działalności przedsiębiorstwa oraz potwierdzać realizowane działania. Właśnie dlatego przygotowanie do oceny powinno obejmować zarówno analizę dokumentów, jak i ocenę rzeczywistego sposobu funkcjonowania organizacji.
Dobrze napisany kodeks etyczny ma znaczenie, ale jego wartość jest znacznie większa, kiedy organizacja potrafi wykazać, że pracownicy zostali z nim zapoznani, funkcjonują odpowiednie mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości, prowadzone są szkolenia, a kwestie etyczne zostały włączone do zarządzania przedsiębiorstwem. Podobnie wygląda sytuacja z dostawcami. Firma może posiadać procedurę ich kwalifikacji, jednak warto przeanalizować, czy proces oceny obejmuje również zagadnienia związane ze środowiskiem, warunkami pracy, prawami człowieka czy etyką biznesową.W ten sposób pojedyncza procedura przestaje być dokumentem istniejącym w systemie jakości, a staje się częścią szerszego systemu odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw.
Certyfikaty pomagają, ale same nie budują wyniku
Kolejnym przekonaniem, z którym często spotykam się podczas współpracy z przedsiębiorstwami, jest założenie, że posiadanie kilku certyfikatów powinno automatycznie zapewnić wysoki wynik EcoVadis. Certyfikowane systemy zarządzania stanowią bardzo wartościowy obszar i mogą być ważnym dowodem dojrzałości organizacji. IFS Food, ISO 9001, ISO 14001 czy ISO 45001 mogą dostarczać wielu procesów, danych i mechanizmów przydatnych podczas oceny. EcoVadis patrzy jednak na system zarządzania zrównoważonym rozwojem jako całość. Dlatego warto analizować, które obszary są już odpowiednio rozwinięte, a gdzie nadal brakuje polityki, działania, miernika, odpowiedniego zakresu wdrożenia albo dowodu. To właśnie analiza luk przed rozpoczęciem pracy z kwestionariuszem pozwala uniknąć sytuacji,
w której firma posiada duży potencjał, lecz nie potrafi go właściwie wykorzystać podczas oceny.
EcoVadis jako projekt całej organizacji
EcoVadis warto traktować jako projekt interdyscyplinarny. W dobrze przygotowanym procesie uczestniczą przedstawiciele jakości, środowiska, BHP, HR, zakupów, produkcji, finansów oraz kadry zarządzającej. Dopiero zestawienie informacji z różnych części organizacji pozwala zobaczyć rzeczywisty poziom jej dojrzałości. Ma to jeszcze jedną zaletę. Przygotowanie do EcoVadis może stać się impulsem do uporządkowania sposobu zarządzania zrównoważonym rozwojem w całym przedsiębiorstwie. Firma zaczyna lepiej rozumieć swoje ryzyka, porządkować odpowiedzialności, określać cele i monitorować wyniki. Rating staje się wtedy narzędziem rozwoju organizacji, a nie kolejnym obowiązkiem przekazanym działowi jakości.
Masz działania. Teraz trzeba pokazać ich wartość
W wielu przedsiębiorstwach potencjał do uzyskania dobrego wyniku EcoVadis jest większy, niż początkowo zakłada zarząd. Firma prowadzi działania środowiskowe, szkoli pracowników, inwestuje w bezpieczeństwo, monitoruje procesy, ocenia dostawców i posiada certyfikowane systemy zarządzania. Wszystkie te obszary mają wartość.
Wyzwaniem pozostaje ich właściwe uporządkowanie, powiązanie z wymaganiami metodologii oraz przedstawienie odpowiednich dowodów. Z mojego doświadczenia we wspieraniu przedsiębiorstw
w procesie oceny EcoVadis wynika, że przygotowanie warto rozpocząć wcześniej, od analizy stanu obecnego, identyfikacji luk oraz oceny dokumentów i dowodów, którymi organizacja już dysponuje. Dopiero wtedy można określić, które działania wymagają uzupełnienia i w jakich obszarach firma ma największy potencjał do poprawy wyniku.
Dobrze przeprowadzony proces przygotowania do EcoVadis pozwala więc osiągnąć znacznie więcej niż samo wypełnienie kwestionariusza. Pozwala uporządkować system zarządzania zrównoważonym rozwojem i wykorzystać działania, które przedsiębiorstwo często prowadzi już od wielu lat, ale dotychczas nie przedstawiało ich w sposób odpowiadający metodologii ratingu. Właśnie dlatego przed kolejną oceną warto zadać sobie jedno pytanie: nie tylko „co robimy w zakresie zrównoważonego rozwoju?”, ale przede wszystkim „czy potrafimy to właściwie udowodnić?”.
